مقدمه
کسب‌وکارها همواره سعی می‌کنند به‌منظور افزایش درآمد و کاهش هزینه‌های عملیاتی به دنبال سازگاری و پیاده‌سازی فناوری‌های مدرن باشند. از طرفی مدیریت امور مربوط به منابع انسانی مانند حضوروغیاب و محاسبه حقوق‌ودستمزد همواره یکی از چالش‌های اساسی مدیران بوده است؛ این در حالی است که اضافه شدن متدهای جدید کاری مثل دورکاری و فری‌لنسری این معضل را دو چندان کرده است. این موضوع باعث شده تا نیاز به راه حل‌های مبتنی‌بر فناوری برای رفع این چالش‌ها بیشتر حس شود.
همانگونه که ذکر شد یکی از بزرگترین چالش‌هایی که کسب‌وکارها با آن مواجه هستند، مدیریت حضوروغیاب و زمان ورود و خروج کارمندانشان است. کارمندان، بزرگترین دارایی یک شرکت هستند، بنابراین مدیریت آسان و عاری‌ازخطا برای هر شرکتی یک ضرورت است. این ضرورت جز با به‌کارگیری یک سیستم یکپارچه مدیریت منابع انسانی تحقق نمی‌یابد.
سیستم حضوروغیاب، راه حلی است که برای نظارت و کنترل بر شروع و پایان کار کارمندان، سازمان ها، کارخانه ها، ادارات و ... استفاده می‌شود. سیستم حضوروغیاب به کارفرمایان این اجازه را می‌دهد که ساعات دقیق ورود و خروج، مرخصی‌ها و غیبت‌های کارمندان خود را تحت نظارت قرار دهند. همچنین باعث کاهش هزینه‌های اضافی می‌شود که بیشتر به علت پرداخت هزینه ساعات اضافی به کارمندان است که در آن زمان سرکار حضور نداشتند و به علت خطاهای حضور و غیاب سنتی و خطاهای عمدی، غیبت آنها ثبت نشده است. سیستم حضوروغیاب دارای انواع مختلفی از جمله اپلیکیشن، دستگاه‌های حضوروغیاب کارتی، اثر انگشت و تشخیص چهره هستند.
با این حال، انواع مختلفی از راه حل‌های مدیریت حضوروغیاب در دسترس هستند و هر کدام مزایا و معایبی دارند؛ اما کاری که یک سازمان باید انجام دهد این است که بهترین راه حل را برای خود انتخاب کند که مطابق با نیازهای کسب‌و‌کارش باشد. انواع نرم افزارهای مدیریت حضور و غیاب عبارتند از:
دستگاه ثبت ورود و خروج
نرم‌افزار حضوروغیاب بیومتریک
نرم افزار ردیابی زمان استراحت
نرم افزار مدیریت حضور و غیاب آنلاین
10 مزیت برتر پیاده سازی سیستم مدیریت حضور و غیاب:
۱. شفافیت و دسترسی سریع
گاهی نیاز است تا مدیریت، تمامی غیبت‌هایی که از قبل توسط کارمندان، اعلام شده یا نشده را به صورت یکجا ببینید. این نوع نظارت، با استفاده از دستگاه حضوروغیاب فقط با یک کلیک امکان پذیر می‌باشد و میتواند به طور دقیق گزارشات مدت زمان کار در سازمان را بر اساس ساعت معین ارائه کند.
2. محاسبه دقیق اضافه‌کار و کسر کار
با توجه به اینکه با استفاده از این دستگاه‌ها می‌توان به صورت دقیق ورود و خروج افراد را ثبت کرد بنابراین محاسبه دقیق اضافه کار و کسر کار با وجود این دستگاه به راحتی امکان پذیر می‌باشد.
3. رعایت پروتکل های بهداشتی
پس از همه‌گیری کرونا و بالارفتن استانداردهای بهداشتی در سازمان‌ها، ضرورت دسترسی به سیستمی که با رعایت پروتکل‌های بهداشتی فرایند حضوروغیاب را با دقت انجام دهد بیشتر احساس شد، در این مورد نرم‌افزارهای حضوروغیاب آنلاین بهترین گزینه برای رفع این مهم بوده‌اند.
4. امکان تعریف دورکاری
شاید سازمان بنابر دلایل مختلف تصمیم به استخدام کارمند به صورت دورکاری گرفته باشد؛ در این صورت باید ابزاری باشد که بتوان کیفیت کار این افراد را ارزیابی کند.
5. شخصی‌سازی‌شده برای هر کسب‌وکار
نرم افزار حضوروغیاب هوشمند به دلیل انعطاف بالا قابلیت تعریف فیچرهای جدید متناسب با نیاز هر سازمان یا استارتاپ دارد؛ امکانی که در روش‌های قبلی حضوروغیاب دردسترس نبود.
6. کنترل هزینه
سیستم مدیریت حضوروغیاب میتواند هزینه‌های سازمان را کنترل کند. یکی از مطالعات اخیر نشان می‌دهد که با خودکارسازی فرآیند HR با نرم افزار مدیریت حضوروغیاب، یک سازمان می تواند تا 1600 دلار به ازای هر کارمند صرفه جویی کند.
7. افزایش کارایی سازمان
مدیریت داده‌های حضوروغیاب به صورت دستی بسیار زمان‌بر است. اگر شرکت شما ۱۰ کارمند داشته باشد، ممکن است مشکلی ایجاد نشود. اما برای کسانی که افراد بیشتری دارند، واقعاً یک مشکل بزرگ است. تیم منابع انسانی باید فایل اکسلی را با هزاران ردیف پردازش کند. با یک برنامه حضور و غیاب آنلاین، تیم منابع انسانی میتواند به راحتی بر حضوروغیاب کارکنان نظارت کند. این برنامه‌ها باعث می‌شود تیم منابع انسانی کارآمدتر کار کند.
8. تشویق مسئولیت‌پذیری در میان کارکنان
کارکنان می‌توانند در هر زمان به سوابق زمانی خود دسترسی داشته باشند. این کار، کارکنان را تشویق می‌کند تا عملکرد خود را ارزیابی کرده و در عین حال زمینه‌هایی را که می‌توانند آنها را بهبود ببخشند، شناسایی کنند.
9. ایجاد یک پایگاه داده مرکزی که همه جا در دسترس است
اگر یک سازمان چندین دفتر داشته باشد، محاسبه حقوق و دستمزد از طریق سیستمی که برای همه کارکنان در دسترس باشد، بسیار آسان‌تر است. این سیستم‌ها یک پایگاه داده مرکزی ایجاد می‌کنند که میتواند از هر نقطه، قابل دسترسی باشد. معایب تکیه بر روش‌های وقت‌گیر و قدیمی ردیابی زمان کارکنان بسیار زیاد است، هزینه و زمان زیادی نیاز دارد و میتواند منجر به بیماری‌های مرتبط با استرس برای کسانی شود که مجبورند هر هفته ساعت‌ها را صرف جمع آوری، تصحیح و محاسبه جداول زمانی کنند. این کار کارکنان را از انجام وظایفی که برای انجام آنها استخدام شده بودند، منحرف می‌کند.
با استفاده از سیستم حضوروغیاب می‌توان از مزایای ردیابی دقیق زمان بهره‌مند شده و به کارکنان این امکان داده شود که از هر کجا که هستند از طریق وب یا برنامه تلفن همراه، حضور خود را ثبت کنند. این موضوع با ثبت IP قابل قبول و همینطور محدودیت‌های جغرافیایی در این سیستم‌ها امکان‌پذیر است.
10. گزارش‌های کامل و کاربردی
سیستم‌های حضوروغیاب امکان گرفتن گزارشی کامل از وضعیت حضوروغیاب در سازمان می‌دهد. این گزارش‌ها به مدیریت سازمان یک دید تحلیلی جامع از کیفیت کار کارکنان ارائه می‌دهد. همچنین برخی از این سیستم‌ها (مانند نانوواچ) زمان حضور کارکنان را در گزارشی با زمانی که صرف فعالیت‌های مختلف کرده‌اند مقایسه می‌کند و به ارزیابی عملکرد کارکنان کمک می‌کند. از طرفی با گرفتن هزینه هر نفرساعت به کمک گزارش‌های مختلف، به محاسبات حقوق و دستمزد و همچنین محاسبه هزینه تمام شده پروژه‌ها کمک می‌کند.
